양식으로 종이에서 벗어나기
저글러 슬롯은 종종 이전에 한 번도 해본 적이 없는 새로운 것을 창조하는 것으로 생각됩니다. 그러나 저글러 슬롯은 무언가를 수행하는 새로운 방식이나 새로운 사고 방식일 수도 있습니다. 이것이 바로 저글러 슬롯이 지속적인 개선의 필수 요소로 간주되는 이유입니다.
지속적인 개선의 똑같이 가치 있는 구성 요소는 지식 공유의 개념입니다. 이를 통해 현지화된 성공과 과제를 조직 전체에 공유하여 성과를 변화시키고 고객을 만족시킵니다.
다음 예는 저글러 슬롯과 지식 공유의 가치와 운영 문제를 극복하기 위해 제공한 이점을 보여줍니다.
유틸리티 모니터링 및 제어 시스템(UMCS)을 위한 양식 자동화
UMCS 프로그램의 프로그램 관리자가 반복되는 문제에 대한 도움을 얻기 위해 품질 그룹에 연락했을 때 모든 것이 시작되었습니다. 이 프로그램에는 유틸리티 모니터링 시스템 설치라는 궁극적인 목표를 가지고 미 육군 공병대가 소유한 다양한 현장과 시설을 조사하는 작업이 포함되었습니다. 설문조사는 "전통적인" 펜과 종이 방법을 사용하여 수행되었으며, 이후 수동으로 Excel 형식으로 전사한 다음 동일한 정보를 여러 개의 별도 Excel 통합 문서에 복사하여 붙여넣어 필요한 고객 결과물을 만들었습니다.
프로그램 디렉터는 도중에 오류가 여러 곳에서 나타나기 시작하는 것을 발견했습니다. 각 작업의 여러 단계 간에 자동 데이터 링크가 없었기 때문에 모든 개별 팀이 고립되어 있었고 반드시 오류를 포착할 수는 없었습니다.
이 수동 펜과 종이 방법은 설치에 후속 영향을 미치는 오류와 비효율성이 만연했습니다.
- 시간이 많이 걸립니다
- 통제 및 데이터 무결성 부족
- 기록 및/또는 복사/붙여넣기 시 인적 오류가 발생하기 쉬움
- 팀 전체에 데이터를 공유/전파하기 어려워 정보 사일로 생성
저희 품질 그룹은 유사한 대규모 검사 기반 프로젝트를 실행하고 팀을 연결하기 위해 모바일 디지털 양식 자동화를 활용하는 또 다른 프로젝트를 알고 있었습니다.
디지털 양식 팀은 프로젝트 관리자, 프로그램 및 프로젝트 팀과 긴밀히 협력하여 초기 조사, 설계 작업, 구축 및 설치 단계를 포함하여 프로젝트 프로세스의 각 단계에 대해 일련의 모바일 자동화 양식을 만들었습니다. 새로운 절차는 다음 단계를 통해 프로세스와 프로젝트 제공을 간소화하고 품질 문제를 해결했습니다.
- 생산성 향상 — 모든 종류의 모바일 장치 또는 PC에서 직관적인 터치 지원 양식을 통해 유틸리티 평가 세부 정보를 동적으로 기록합니다.
- 효율성 극대화 — 양식을 통해 수집된 정보를 안전하고 체계화된 SharePoint 라이브러리 및 데이터 테이블 세트로 업로드합니다. 현장 사진은 검색 가능한 파일 이름이 적용된 SharePoint 라이브러리에도 자동으로 업로드됩니다.
- 비용 절감 — 이전에 필요했던 시간보다 훨씬 짧은 시간에 더 높은 품질과 상당한 오류 감소를 통해 고객이 제공할 수 있는 보고서를 동적으로 생성합니다.
- 성능 관리 구현 - 연결된 PowerBI 대시보드는 가까운 미래에 계획되어 있습니다.
내가 프로그램 관리자로 취임했을 때 우리의 각 기능 영역은 작업을 추적하기 위해 별도의 목록을 유지하고 있음을 발견했습니다. 문제는 기능 영역 간의 조정이 거의 없었기 때문에 실제로 무슨 일이 일어나고 있는지 정확한 그림을 아는 사람이 아무도 없었다는 것입니다. 디지털 양식 팀과 협력하여 우리는 모든 목록을 공통 플랫폼에 통합할 수 있었습니다. 이제 막 출시하기 시작했지만 즉각적인 피드백은 전반적으로 경이로웠습니다. 공통 운영 그림을 제공하는 의도된 효과가 있었을 뿐만 아니라 의사소통, 책임 및 동기 부여를 높이는 즉각적인 효과도 적었습니다.”
브라이언 웬젤, UMCS 프로그램 관리자
디지털 양식 팀은 SharePoint 및 대시보드와 결합된 저글러 슬롯적인 모바일 양식을 사용하여 프로그램의 기존 프로세스를 간소화하고 현대화하여 복사/붙여넣기 작업을 통해 수동 데이터 수집 시 오류를 제거하고 고객 결과물 준비 시간을 단축하며 실시간 데이터 무결성에 대한 높은 수준의 확신을 제공할 수 있었습니다.
브라이언은 비용 절감에 드는 시간과 비용을 추정합니다.프로젝트당규모는 2~3주, 즉 $5,000~$7,000입니다. 이러한 저글러 슬롯적인 저글러 슬롯은 기존 기술을 사용하여 달성되었지만 새로운 방식과 새로운 환경에 적용되어 프로젝트 성과와 품질 결과를 향상시켰습니다. 팀은 현재 현장 검사에 초점을 맞춘 또 다른 주목할만한 프로젝트를 위해 유사한 플랫폼을 개발하는 과정에 있습니다. 이러한 저글러 슬롯이 제공할 수 있는 이점을 극대화하기 위해 참여하는 모든 프로젝트 팀에서 지식을 계속 공유하고 있습니다.